Fra december 2020 udsender IT udvalget ved Institut for Geoscience IT nyhedsbreve til ansatte med jævne mellemrum.

Nyhedsbrevet vil indeholde forskellig information som er relevant for alle. Det kan for eksempel være om GDPR-regler, sikkerhed og IT indkøb. Generelt vil vi også samle IT nyheder eller information om IT ændringer fra AU, NAT-TECH IT, AU IT.

Hvis du har information eller IT tips der er relevante for dette nyhedsbrev: Kontakt Charlotte.

På instituttet oplever vi desværre indimellem, at kolleger har alvorlige IT problemer af forskellig art, fx ved bestillinger og henvendelser til NAT-TECH IT: Nogle sager trækker ud eller løsningerne er ikke optimale.

For at vi kan forbedre servicen for alle vil vi gerne bringe disse sager videre til rette vedkommende. Her er det nødvendigt at vi har skriftlig dokumentation og en præcis sagsbeskrivelse af de kedelige forløb.

Hvis du oplever en utilfredsstillende IT sag kan du med fordel begynde at dokumentere sagen skriftligt, fx i en mail til os (der kan gemmes løbende som kladde). I denne skriftlige sag skal du beskrive alt hvad der er foregået, med datoer, personer, tidspunkter osv. Denne mail skal sendes til Charlotte og Thomas.

OneDrive er populært sagt Microsoft's svar på Dropbox. OneDdrive giver dig mulighed for at tilgå dine filer fra computere, tablets, smartphones osv. Ultimo 2020 er flytningen fra U-drev til OneDrive gået i gang for mange brugere.

Total lagerkapacitet på OneDrive: 1 TB per person.

Transfer fra U-drev til OneDrive, når NAT-TECH gør det: 300 GB per person.

Gendannelse: Der er 30 dage hos brugeren + 30 dage ved NAT-TECH IT + 30 dage ved Microsoft, samlet 90 dage.

Foreløbige erfaringer fra kolleger:

• Hvis man har mere end 300 GB data anbefales det at gøre brug af O-drev (eller en af NAT-TECH IT's andre opbevaringsløsninger), eller som alternativ flytte filer selv til OneDrive.
• Hvis computeren går i dvale kan det give synkroniseringsproblemer med lokale filer og dit OneDrive på serveren.
• Med mellemrum bør man højreklikke på folderen "OneDrive Aarhus Universitet" på sin computer og vælge "Free up space", for manuelt at frigøre plads på harddisken.

Ved registerdata er der mulighed for at give ikke-ansatte personer en tilknytningsaftale, der sikrer lovlig adgang til data fra registerdatabasen via Aarhus Universitets autorisationer; hvor AU er dataansvarlig.

Et konkret eksempel på en anvendelse er, hvor en forsker ved ansættelsesperiodens ophør forsat har brug for data for at kunne færdiggøre sit projekt.

Yderligere information og filer findes på instituttets hjemmeside under IT og GDPR.

Normalt bestilles IT udstyr via NAT-TECH ITs webshop.

Der kan for tiden forventes meget lang leveringstid på bestillinger ved NAT-TECH IT. Hvis man ikke skal købe en PC eller tablet, kan man med fordel springe ventetiden over og købe følgende andetsteds, som ikke er dækket af indkøbsaftaler:

• Mobiltelefoner
• Webcams
• Headsets
• Andre lignende småting

eSIM er en fælles betegnelse for en række digitale tjenester, der erstatter det fysiske SIM-kort i fx i mobiltelefon, smartwatch eller bil. 

Hvis du ønsker at bestille et eSIM, skal du være opmærksom på følgende:

På AU’s aftale med Telenor koster et standard abonnement 16 kr./måned. Hvis man ønsker et eSIM oveni et abonnement, koster det yderligere 25 kr./måned. Da det er en væsentlig stigning i prisen, kræver bestilling af et eSIM kort godkendelse fra nærmeste leder.

På AU's side om telefoni kan man finde information om, hvordan man bestiller et eSIM.

For spørgsmål kontakt AU IT’s sekretariat på it-sekretariat@au.dk.

Der er fundet en GDPR-sikker løsning, der sikrer at referater fra instituttets møder indenfor LAMU og LSU kan læses af alle ansatte.

Filerne ligger på O-drevet.

O:\Nat-Tech_Geo-Faelles\Udvalgs referater

Pga. Coronavirus bør fysisk fremmøde i Helpdesken begrænses: Benyt istedet e-mail eller telefon til at komme i kontakt med IT support.

Åbningstiderne på telefonerne er udvidet til kl. 8-15.30 (fredag kl. 8-14.30) for IT henvendelser.

Brug så vidt muligt den nye portal til at oprette nye opgaver og brug telefonerne til mere akutte IT-hændelser.

Åbningstiderne for telefon er ens på hele Nat-Tech IT og kan ses på hjemmesiden au.dk/it

Dan Guldborg vender tilbage som fast onsite supporter fra mandag den 4. januar 2021.

Dan's træffetider i partnerkontoret (1671-134) er fortsat mandage kl. 9-12.

Husk at supportsager og spørgsmål til disse registreres igennem den nye supportportal:

support.au.dk

Henvendelser kan fx ske ifm. indkøb af ny computer samt IT- eller computerproblemer.

Bemærk, at der på siden findes et katalog med forskellige kategorier, fx hvis der specifikt er problemer med a/v udstyr.

Man får altid et sags-nummer samt en bekræftende e-mail. Sagen kan herefter følges online. Der vil være mulighed for kommentering senere, hvis der er behov for det.

Glædelig jul og godt nytår

Ønskes I af IT udvalget
(Charlotte og Thomas)

Geo-nyhedsbrevene på web
Læs alle udsendte nyhedsbreve på Geoscience medarbejdersiden: http://geo.medarbejdere.au.dk.

Geoscience nyheder til studerende
http://studerende.au.dk/studier/fagportaler/geoscience/intern/nyheder-til-studerende/ 

Andre nyhedsbreve
NAT: https://scitech.medarbejdere.au.dk/aktuelt/nyhedsbreve/nat-medarbejdernyt/
AU: https://medarbejdere.au.dk/info-og-nyheder/nyhedsbreve/