Nyhedsbrevet indeholder relevant information for alle ansatte, for eksempel GDPR-regler, IT sikkerhed og indkøb. Vi bruger også nyhedsbrevet til at samle IT nyheder eller information om IT ændringer fra AU, NAT-TECH IT, AU IT og andre kilder.

Kontakt Charlotte, hvis du har information eller IT tips der er relevante for fremtidige IT nyhedsbreve.

IT udvalget planlægger en rundering på alle kontorpladser sammen med LAMU (repræsenteret ved Thomas Ulrich, der er arbejdsmiljørepræsentant for forskere og administrativt personale).

Formålet med besøget er at give konkret og personlig vejledning om sikker IT adfærd, indretning af kontorarbejdsplads og med mulighed for at alle kan få IT relaterede samt arbejdsmiljørelaterede spørgsmål besvaret personligt.

For at leve op til AUs "modenhedsvurdering" stiller vi også nogle nogle målrettede spørgsmål om IT sikkerhed på AU (indenfor emnerne GDPR, dataopbevaring, phishing m.m.).

Pga. Corona-situationen bliver runderingen gennemført senere i 2021.

Grundlæggende bør man tænke på følgende:

• Bord skal helst kunne indstilles, der skal være god plads og det skal have en passende højde.
• Stol skal helst kunne indstilles, ryglænet skal støtte og det anbefales ikke at have armlæn på stolen.
• Der skal være tilstrækkelig plads til benene.
• Skærm og computer skal helst være adskilt, det anbefales derfor ikke at arbejde på en bærbar computer hele dagen (alternativ bør den sættes i en dockingstation og tilkobles skærm og nødvendige input-enheder).
• Skærmen skal kunne drejes, vippes og indstilles i højden. Lysindfald er normalt bedst fra siden. Der skal være god læseafstand.
• Tastatur bør være adskilt fra skærmen, her kan det være en fordel med støtte til underarmene.
• Mus: Det er meget individuelt hvad der passer bedst, nogle foretrækker den billigste standardmus med ledning, hvor andre har behov for mousetrapper eller en ledningsfri type som giver mere variation.
• Hold pauser med jævne mellemrum, suppler med fysiske øvelser der støtter nakke, ryg og arme.
• Sørg for at variere arbejdet, gør det til en vane at stå op eller gå rundt imens du taler i telefon.
• Bruger man en bærbar computer bør det kun være kortvarigt.

Husk, at præferencer er individuelle: Hvis du deler kontorplads med et familiemedlem er det meget sandsynligt at jeres behov er forskellige.

Links og yderligere information:

• Arbejde ved computer
• At-vejledning: Skærmarbejde
• At-vejledning: Hjemmearbejde

802.1x authentication (portsikkerhed) benyttes allerede på AU på det trådløse netværk (Eduroam). 802.1x skal nu implementeres på det kablede AU-netværk. Ideen er at separere klient-netværket i 2 adskilte netværk: Et ”Managed net” og et ”Unmanaged net”. Enheder på Unmanaged net kan fx være gamle enheder som ikke er patchet (og dermed ikke hører til på Managed net), ofte laboratoriemaskiner eller hjemmebyggede enheder til forskningsformål, derfor kaldes det ofte også for "laboratorie-net". Sikkerhedsmæssigt forventes gamle enheder at udgøre en trussel, da de ikke er opdaterede og nemmere kan hackes, hvorved eksterne kriminelle har fri adgang til AU’s netværk.

Adskillelsen i de to netværk sker efter hvilke enheder der indenfor den seneste måned (når udrulningen sker) har haft adgang til netværket: Enheder der er styret af AU vil automatisk forblive på det almindelige (Managed) klient-netværk. Enheder der ikke opfylder dette, men som har været forbundet til netværket inden for den sidste måned, vil blive flyttet til Unmanaged net.

Der er en fall-back mulighed, hvis noget ikke virker pga. udrulningen: En enhed kan blive flyttet tilbage til klient-nettet.

Unmanaged net vil fremadrettet ikke blive vedligeholdt. Man kan altså ikke få ”nye” enheder på efter udrulningen er sket. Hvis man har brug for at 2 enheder der er principielt ”usikre” befinder sig på samme net, bør de manuelt flyttes til laboratorienettet.

Enheder på lab-nettet har i udgangspunktet ingen rettigheder men man kan få åbnet for alt (dvs. det meste) man har brug for, hvis man beskriver hvad enheden skal kunne nå og af hvilke maskiner. Om nødvendigt for enhedens funktion kan den få en fast IP-adresse, dvs. det kan være relevant at beskrive hvilken LAN port enheden skal sidde i.

Enheder på lab-nettet har begrænsninger, fx kan de ikke nås via SSH (krypteret fjernadgang) fra det åbne Internet.

Ift. Corona-situationen forventer vi at en del enheder skal håndteres manuelt senere.

For mange brugere forventes der ikke at være nogen mærkbar forskel før og efter opdelingen af netværk.

Officielt er udmeldingen fra AU at man kun må benytte VPN-adgang fra AU-computere:

Hvis du ikke har mulighed for at arbejde på AU-udstyr, men i stedet arbejder fra en privat computer, må du ikke installere eller logge på VPN af sikkerhedsmæssige årsager.

Denne restriktion kan gøre det besværligt for både studerende, gæster og samarbejdspartnere, der også har brug for adgang til AU-netværk for at kunne benytte forskellige services. Der arbejdes på løsninger ved AU IT, men indtil videre er der følgende muligheder:

Hvis det er muligt i projektet, kan der købes en AU-bærbar computer, således at den studerende, gæsten eller samarbejdspartneren kan låne en AU-bærbar ifm. projektet.

Geoscience sekretariatet har et meget begrænset antal bærbare computere, der kan lånes i kortere perioder af studerende, gæster eller samarbejdspartnere. Fx indtil projektet selv har købt en bærbar til personen.

Eksterne samarbejdspartnere (som her defineres som personer uden AU-ID) kan oprettes, således at de kan få "konsulent-adgang".

Ift. licens-brug kan man måske finde en anden løsning end at benytte VPN. Der er mulighed for remote-adgang (fx Horizon) eller via et Access Point (ADP). Hvis en AU-maskine (der fysisk befinder sig på AU-netværk) benyttes som terminal, kan man give specifikke brugere adgang udefra.

Hvis du har brug for fjernadgang til en AU-computer eller til AU-netværk: Spørg IT support og vær grundig med at at beskrive behovet fremfor den ønskede løsning, det kan være der er en færdigpakket løsning der passer til dit behov. Brug portalen ved henvendelser.

Den 9. marts 2021 blev følgende meldt ud fra NAT-TECH IT:

AU-IT arbejder på at højne IT-sikkerheden og i den forbindelse skal der findes en løsning for de maskiner som ikke længere lever op til kravene.

Er du ejer af, eller benytter du, en maskine med Windows 7 som har adgang til netværket, så skal der findes 1 ud af følgende 3 løsninger som kan passe til din situation:

1. Maskinen beholder Windows 7, men bliver flyttet til et lukket netværk uden internet-adgang.
2. Opgradering til Windows 10 og efterfølgende kryptering af harddisk (hvis du ønsker at have adgang til det åbne Internet).
3. Udskiftning af computer, hvis nr. 1 eller 2 ikke er muligheder.

Henvend dig snarest muligt til NAT-TECH IT support og lav en aftale.

Lifesize platformen i vores auditorier er udtjent, både sikkerheds- og hardwaremæssigt, og det bliver stadig sværere at holde den driftstabil for NAT-TECH IT og AV-supporten.

Den nye løsning Panopto er under udvikling, med helt nyt hardware og på en helt ny platform. Da en del af udviklingen er at få systemet til at passe til AU's behov, så forventes denne løsning først at være i drift den 1. juli 2021.

Som alternativ til Lifesize, og indtil den nye Panopto-løsning er klar, er der lavet en nødløsning som vi anbefaler at I anvender: Der bliver opsat et professionelt kamera og brugeren skal kun tilslutte systemet med USB til sin computer, vælge lyd og kamera i Zoom. Herefter afvikles undervisningssessionen som normalt.

Der er lavet en vejledning i tilslutning og anvendelse, som ligger fremme, og i første omgang implementeres løsningen i Auditorie E.

Lifesize bliver ikke slukket og kan anvendes i nødstilfælde, men vær fortsat klar over at det er meget ustabilt.

Får man problemer i forhold til Zoomløsningen, så kan IT supporten kontaktes på 21 72 87 80.

Efter ombygningen i 1671 har vi fået nye undervisnings- og mødelokaler.

Der er i den forbindelse nedlagte nogle Outlook-ressourcer og oprettet nye. Følgende kalendere skal bruges ved lokalebookning:

Undervisning:

• 1653-014 Mikroskopisal Undervisning (30)
• 1653-018 Undervisning (20)
• 1671-137 Aud-1671 Undervisning (98)
• 1672-141 Undervisning (26)
• 1673-118 Computerrum undervisning (20)

Møderum:

• 1671-241 Mødelokale (16)
• 1672-114 Mødelokale (8)
• 1672-238 Mødelokale (10)

Alle kalendere er nu aktive i Outlook.

Bemærk: Hvis du har gemt et lokale i Outlook kalenderen der ikke er ændret, skal ressourcen stadig slettes og hentes ind på ny. Dette bør gøres for at sikre, at Outlook-ressourcen er fuldt opdateret med lokalets nuværende funktion og nye bookninger i din kalender.

Fra AU-Indkøb:

Leveringssituationen i markedet
Stigende efterspørgsel på IT-hardwareprodukter globalt set presser kapaciteten i komponentforsyningen. Komponentleverandørerne forsøger at øge produktionen, men råvaremangel til komponenter giver fortsatte produktionsudfordringer. Det er denne udfordring der medfører forsinkelser på PC-leverancer til AU.

Nød PC’er
Vi følger situationen tæt og gør alt for at vi igen kan levere PC’er til alle. Herunder holder vi regelmæssige opfølgningsmøder med HP og Comm2ig. I denne forbindelse er det også lykkedes at rekvirere ”nød PC’er” til AU. Det er ikke nok til at dække hele behovet, men der er mulighed for at prioritere PC’er til de mest akutte bestillinger.

Sørg for at afgive jeres bestillinger for 2021 nu
Vi har brug for at få prioriteret vores ordrer ved producenterne. Derfor er det vigtigt, at I afgiver jeres ordrer til webshoppen så snart I kan. På den måde har vi bedre mulighed for at sikre, at vores leveringsbehov er dækket i efteråret. Når I afgiver ordren må I gerne notere hvor akut jeres behov er. Jo hurtigere I laver jeres bestilling, jo større sandsynlighed er der for, at PC’en er på lager, når I skal bruge den.

Køb gennem IT-shoppen
Det er vigtigt, at vi fortsat køber vores udstyr via IT-webshoppen. Dette er for at sikre, at IT-supporten kan yde den bedste service nu og i fremtiden. AU har igennem mange år haft sit eget udbud på pc’er, og det har resulteret i højtydende pc’er som også opfylder kravene til en moderne arbejdsplads i de kommende år. AU køber kvalitetspc’er og har derfor ekstra krav til service og en længere serviceperiode end for en normal pc. Dertil kommer at AUs pc’er er tilpasset AUs systemer, herunder opsætning, tyverimærkning og sikkerhedspolitikker.

Link til IT-webshop

Elektroniske komponenter kan indeholde farlige og miljøskadelige stoffer, men også komponenter der kan genbruges. Når udstyr skal kasseres lægges det derfor i containeren til elektronik-skrot (ved bilelevatoren), når det er renset:

• Computere og eksterne harddiske: Slet personfølsomme oplysninger og destruer derefter harddisken(e) fysisk.
• Mobiltelefoner og tablets: Slet personfølsomme oplysninger og nulstil til fabriksindstillinger. Tag SIM kort og evt. hukommelseskort ud. Aflever til sekretariatet.

Alt udstyr der er mærket med et AU-registreringsnummer skal afmeldes korrekt. Hent afmeldingsskema og udfyld, få institutlederen til at skrive under og send til anlaeg.okobyg@au.dk

Pga. Corona-situationen bør fysisk fremmøde i Helpdesken begrænses og må kun ske efter forudgående aftale med IT support. Det gælder både for supporthenvendelser og ved afhentning af indkøb eller repareret udstyr.

Benyt istedet den nye portal til at oprette nye IT opgaver eller følge fremskridtet på igangværende sager.

Brug telefon 87 15 40 10 ved mere akutte IT-hændelser.

Åbningstiderne for fremmøde i IT helpdesken og telefonhenvendelser kan ses på NAT-TECH IT hjemmesiden.

Pga. Corona-situationen har vi p.t. ikke fast onsite support. Fysisk onsite besøg på Geoscience kan dog aftales individuelt med IT support. Hvor hurtigt du vil få support afhænger af den aktuelle problematik.

Geoscience IT udvalg (inklusiv nyhedsbreve)

Geoscience IT sider (inklusiv politik for brug af e-mail og kalender)

AU IT (generelle service og support sider, med kontaktinformation)

Serviceportalen (følg op eller kommenter på dine IT sager)

NAT-TECH IT webshop (IT indkøb, kræver AU netværk)

AU IT sikkerhed (inklusiv information om GDPR, phishing, data opbevaring m.m.)