Post og Forsendelser
Post
- Post IND:
Alle breve og mindre pakker som afleveres på instituttet fordeles i dueslagene i de ansattes arbejdsrum (1672-129). Større pakker som afleveres på sekretærgangen, sættes i samme rum og kan afhentes der. - Post UD:
Breve og mindre pakker ud af huset kan lægges i arbejdsrummet (1672-129) – hvor AU intern post afhenter posten og sørger for videre ekspedition. Frankering er ikke nødvendig.
Breve og mindre pakker lægger du i postrummet ”Postkasse/posthus”.
Større pakker stilles på hylden foran med en besked til AU Post. - AU post
Afhentning/aflevering af intern AU post: Mandag til fredag: kl. ca. 9.30
Internt post ud af huset: lægges i rummet ”AU post ud”.
Intern post til instituttet: bliver lagt i rummet "AU post ind" (inden det fordeles i de enkeltes postrum)
AU intern post
Intern post - servicering af Institut for Geoscience (pdf)
Forsendelser / Fragt
Procedurer ved afsendelse/ modtagelse af forsendelser
AU har indgået en aftale med Blue Water Shipping på kurértransport, der omfatter kurérforsendelser mellem 0-50 kg. Aftalen løber frem til 7. februar 2021.
Vores kontaktpersoner ved BWS er Sofie F. Hald & Mark Müller
Kontaktinformationer BWS:
tlf.: +45 7913 4814 (Sofie) / +45 7913 4819 (Mark)
e-mail: courier_aar@bws.dk
Det er muligt at rekvirere et login til BWS' online bookingsystem.
Læs mere om aftalen med BWS
Susanne i sekretariatet kan være behjælpelig med at booke forsendelser med BWS.
Du skal sætte pakken i postrummet og sende en mail til Susanne med følgende oplysninger:
- Leveringsadresse
- Kontaktperson ved leveringsadressen
- telefonnummer på kontaktperson
- e-mail-adresse på kontaktperson
- Pakkens vægt (der står en vægt bag døren i postrummet)
- Pakkens dimensioner (længde*bredde*højde)
- Pakkens indhold (f.eks stenprøver)
- Indholdets oprindelse (f.eks. Danmark)
- Projekt- og aktivitetsnummer, der skal betale for fragten
AU har ingen aftaler på forsendelser over 50 kg. Der kan indhentes tilbud fra BWS eller andre transportvirksomheder.
Det er også muligt at få hjælp af Susanne Weis Fogh eller Per Trinhammer.
- Afsendelse
Som udgangspunkt kontakter den enkelte medarbejder selv transportfirmaet og aftaler afhentning af forsendelsen. Det er VIGTIGT at opgive eget (eller en kollegas) telefonnummer, så fragtmanden har en kontaktperson ved ankomsten. Ellers risikerer man, at han kører igen med uforrettet sag! Hvis man ikke selv kan være til stede, må man lave en aftale med en af sine nærmeste kolleger. Giv vedkommende klar besked om omtrentligt tidspunkt for afhentning.
Per Trinhammer har udarbejdet en skrivelse med kontaktoplysninger på diverse fragtfirmaer samt en vejledning i hvordan man udarbejder et carnet. Denne kan fås i sekretariatet.
- Modtagelse
Ved forventet ankomst af større leverancer, er det ligeledes VIGTIGT at opgive et telefonnummer til fragtmanden. Hvis en anden skal modtage varerne, er det også vigtigt at vedkommende er orienteret om, hvad der skal ske med leverancen – Hvor skal den placeres? Er der nogen til stede som kan håndtere evt. tunge ting?
Vær opmærksom på, at varer må afsættes i det markerede område i bygning 1674 ved siden af vareindleveringen, men at varerne skal fjernes fra området samme dag, så de ikke står i vejen for næste leverance.
