Dette vedrører registerdata og muligheden for at give ikke-ansatte personer en tilknytningsaftale, der sikrer lovlig adgang til data fra registerdatabasen via Aarhus Universitets (AU) autorisationer; hvor AU er dataansvarlig. Paradigme for tilknytningsaftale findes i link nedenfor.

Materialet er alene relevant i undtagelsessituationer og når der er tale om anvendelse af registerdata i forskningsaktiviteter. Data hentes via AU’s autorisation og kan fx være registerdata hentet hos Danmarks Statistik, Sundhedsdatastyrelsen, Det Centrale HusdyrbrugsRegister (CHR).

Ved at indgå en tilknytningsaftale sikres en lovlig adgang til data fra registerdatabasen via AU’s autorisationer, hvor AU er dataansvarlig. Herved sikres en beskyttelse af den registrerede (personen, hvis oplysninger benyttes), idet forskerens anvendelse af data sker på nærmere fastlagte vilkår fra registerdatabasen og efter AU’s instruktion.

Et konkret eksempel på en anvendelse er, hvor en forsker ved ansættelsesperiodens ophør forsat har brug for data for at kunne færdiggøre sit projekt, eller hvor der er tale om et samarbejde, der involverer data fra registerdatabaserne via AU’s autorisation.

Følgende betingelser skal være opfyldt for at anvende tilknytningsaftalen:

1. Aftalen kan kun anvendes til fysiske personer, AU indgår aftale med en person herom. Der er således ikke tale om en videregivelse af data til selvstændig dataansvarlig eller en overladelse til databehandler
2. Aftalen kan kun anvendes indenfor GDPR’s territoriale anvendelsesområde, som er Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), som omfatter alle EU-landene samt Island, Liechtenstein og Norge
3. Institutterne skal ved behov for tilknytningsaftaler, jf. pkt. 1 og 2 ovenfor, fastlægge egne og omhyggelige retningslinjer

Institutternes egne retningslinjer, jf. pkt. 3 ovenfor

Det er et krav, at institutterne fastlægger retningslinjer for brug af aftalen og påtager sig det fulde ansvar for anvendelsen. Af retningslinjerne skal det fremgå, hvilke personer der efter ansøgning kan få en tilknytningsaftale, og en række grundlæggende betingelser skal være opfyldt som fx en tidsfaktor, en historik i samarbejdet og en nødvendig tilknytning mph. at opnå et bestemt formål. Instituttet fastlægger i sine interne retningslinjer formen på ansøgningen og eventuelle øvrige krav til ansøgningen, jf. også herunder. Tilsvarende fastlægger institutterne den nærmere proces for vurdering af ansøgninger. For nærmere information om krav til institutternes retningslinjer se ’AU Guidelines for the use of Affiliation agreement’ (link nedenfor).

Proces vedr. indgåelse af tilknytningsaftale

Der er to processer for etablering af en tilknytning til Aarhus Universitet, hvilken proces, der skal anvendes afhænger af, om

1. tilknytningsaftalen indgås i forbindelse med/er baseret på en samarbejdsaftale, der forhandles af Technology Transfer Office (proces 1) eller

2. f.eks. i forbindelse med ophør af ansættelse, hvor det ikke er relevant at indgå en særskilt samarbejdsaftale (proces 2).

Forskeren, der har brug for at blive tilknyttet AU, skal som nævnt ansøge instituttet om en tilknytningsaftale. Ansøgningen skal indeholde:

1. en kort beskrivelse af motivationen for at søge en tilknytningsaftale,
2. argumenter for, hvorfor ansøgeren opfylder kravene for en tilknytningsaftale, herunder relevant dokumentation og
3. en liste over projekter, herunder titler, medforfattere, status på forskningsprojektet og en tidshorisont for færdiggørelse af forskningsprojektet.

Instituttet vurderer ansøgningen og laver en indstilling til institutleder, som tager endelig stilling. Herefter er det, hvor man ønsker at give adgang til registerdata, hhv. TTO, der udarbejder en samarbejdsaftale til underskrift eller instituttet, som indgår en tilknytningsaftale, jf. vedhæftede paradigme.

Tilknytningsaftalen skal journaliseres på en sådan måde, at det er linket til andre relevante dokumenter.

Nedenfor følger guidelines til brug for tilknytningsaftalen og information om forskerens databeskyttelsesretlige forpligtelser ved tilknytning til AU.

• 2020 AU Guidelines for the use of Affiliation agreement_AU_AccessDSTSDS (beskyttet)
• 2020 Affiliation agreement_AU_AccessDSTSDS (beskyttet) (003)
• Guidelines til brug for tilknytningsaftalen og information om forskerens databeskyttelsesretlige forpligtelser