Ifølge AU's rejsepolitik kan man ved bestilling af rejser vælge

• enten at bestille rejsen direkte hos transportselskabet (fly, tog, bus mv.)
• eller overlade det til det rejsebureauet, AU har aftale med, p.t. CWT.

Man må altså ikke booke sin rejse gennem et andet rejsebureau end det, AU har lavet aftale med - heller ikke et online bureau.

Alle regler skal overholdes med hensyn til

• at man altid skal vælge billigst mulige rejse -
  og hvis man ikke gør
• at man kan begrunde den valgte løsning.

Herudover er det vigtigt at alle rejsende

• holder nærmeste kolleger orienteret om rejseplaner og
• indfører rejsen i Outlook kalenderen.

Det sidste er udelukkende af hensyn til force majeure (terrorhandlinger, jordskælv o.a.), hvor Aarhus Universitet over for myndighederne skal kunne oplyse, om vi har medarbejdere på berørte destinationer.
Det er også muligt at registrere sig på Danskerlisten (Udenrigsministeriet)

AU's rejsepolitik

AU's regler for rejsebestilling

Få adgang til CWT rejseportal

CWT's gebyrliste

Rejser med tog

• Ved booking af hotel i Danmark, skal Hotelaftalen benyttes.

HUSK at der skal stå 'Aarhus Universitet' på fakturaen fra hotellet for at opnå momsfradrag.
 

• Ved booking af hotel i udlandet, kan rejsebureauet CWT benyttes.

HUSK at prisen per overnatning skal følge reglerne for Hoteldispositionsbeløb.
 

Bonuspoint optjent ifm. tjemesterejser må kun anvendes til fremtidige tjenesterejser.

Har du brug for hjælp ang. pas og visum, kan du kontakte rejsegruppen ved AU via rejser@au.dk.

AU's side om pas og visumregler

HUSK at sætte dig ind i reglerne om rejseforsikring, før du rejser.

Du finder alt information på AU's side om rejseforsikring.

Alle lønnede medarbejdere ved Institut for Geoscience får udleveret et AU kreditkort, der må anvendes til arbejdsrelaterede køb.

AU's kreditkortpolitik
 

Rejse-og udgiftsafregninger for køb foretaget med AU kreditkort foregår i systemet RejsUd.
Afregninger bør foretages senest 14 dage efter køb.
Bliver afregning ikke foretaget indenfor 6 måneder, vil det føre til løntræk.
 

RejsUd brugeroprettelse

RejsUd login/ vejledninger/ hjælp

Tro og love-erklæring (hvis du har mistet din kvittering)

Kurser i AU's økonomisystemer (bl.a. IndFak og RejsUd)

Har du afholdt udgifter, der kan refunderes helt eller delvist af andre end AU er der forskllige måder at håndtere dette på.

AU's side om refusioner og udlæg

Kun ansatte på såkaldte "almindelige vilkår" er berettiget til time-/dagpenge under Tjenesterejseaftalen.

Følgende grupper har IKKE samme berettigelse:

• Ph.d.-studerende – igennem hele studiet
• Studerende på midlertidige kontrakter
• Emeriti
• Gæster
• Folk der udfører frivilligt arbejde

men kan få dækket dokumenterede udgifter op til time-dagpengesatsen i forbindelse med rejser der foretages som et samarbejde med AU. 
Undtagelse: Hvis ph.d.-studerende bliver specielt pålagt en opgave, hvor der rejses efter time-dagpenge reglerne.

HUSK altid at aftale med din bevillingshaver hvordan du kan få dækket dine udgifter før du tager afsted.
 

Vær opmærksom på, at satserne er forskellige afhængig af, hvor man rejser hen. Se nyeste time-/dagpengesatser i Cirkulære for tjenesterejser.
 

Kontakt sekretariatet, hvis du har spørgsmål, eller hvis du som ph.d.-studerende skal rejse på instituttets regning.

Få hjælp af Rejsegruppen